Polityka prywatności

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1. Smartbits Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu, ul. Robotnicza 72ED; Spółka jest wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr 0000371011, a miejscem przechowywania dokumentów Spółki jest Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy KRS; NIP: 522-296-65-56, o kapitale zakładowym 27.000 PLN wpłaconym w całości (kontakt pod ww. adresem lub adresem e-mail: serwis@)smartbits.pl – zwana dalej „Administratorem” lub „Smartbits” jest Administratorem danych osobowych:

1. zbieranych za pośrednictwem Serwisu Internetowego;
2. zbieranych za pośrednictwem Formularza Zgłoszeniowego;
3. uzyskanych w oparciu o aktywność Klienta w Serwisie Internetowym.

1.2. W przypadku wyrażenia na to zgody, administratorami uzyskanych danych osobowych Klienta (np. uzyskanych na podstawie aktywności w Internecie z wykorzystaniem technologii takich jak np. cookies) mogą być również partnerzy Smartbits Sp. z o.o. wskazani poniżej w pkt. 7.9.

1.3. Dane osobowe Klienta są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L Nr 119, str. 1) (dalej również: „RODO”) oraz innymi aktualnie obowiązującymi, tj. przez cały okres przetwarzania określonych danych, przepisami prawa o ochronie danych osobowych.

Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (zwane dalej: „Danymi Osobowymi”). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

1.4. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane przez niego dane są:

1. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą;
2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
3. adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
4. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane;
5. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane;
6. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo Danych Osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

2. CEL, PODSTAWA PRAWNA I ZAKRES PRZETWARZANIA DANYCH

2.1. Cel i zakres danych przetwarzanych przez Administratora każdorazowo wynika ze zgody Klienta lub z przepisów prawa. Przykładowo, jeżeli Klient Serwisu Internetowego nie wyrazi zgody na otrzymywanie drogą mailową informacji handlowych, Administrator nie będzie w tym zakresie przetwarzał jego danych osobowych.

2.2. Cele przetwarzania przez Administratora Danych Osobowych, to w szczególności:

1. prowadzenie korespondencji z Klientami, w tym w ramach formularzy i ankiet.
2. zawarcie i realizacja umowy lub podjęcie działań na żądanie przyszłego Klienta przed jej zawarciem,
3. przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji oraz dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami stron i osób trzecich;
4. wypełnienie obowiązków prawnych wynikających z przepisów, np. podatkowych i rachunkowych.

2.3. Podstawą przetwarzania Danych Osobowych Klienta jest przede wszystkim konieczność do wykonania umowy, której jest stroną lub konieczność podjęcia na jego żądanie działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).

2.4. W pozostałych (innych) celach Dane Osobowe Klienta mogą być przetwarzane na podstawie:

1. dobrowolnie wyrażonych zgód (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);
2. obowiązujących przepisów prawa – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, np. gdy na bazie przepisów podatkowych lub rachunkowych Administrator rozlicza zawarte Umowy Sprzedaży (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
3. niezbędności do innych niż wymienione powyżej celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, w szczególności do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, prowadzenia korespondencji, także za pośrednictwem formularzy kontaktowych (w tym udzielania odpowiedzi na wiadomości Klientów), analiz rynkowych oraz statystycznych (art. 6 ust. 1 lit. i f) RODO).

2.5. Administrator może przetwarzać w szczególności następujące Dane:

1. Dane Osobowe podane w formularzu przy rejestracji lub przy składaniu Zamówień (w szczególności: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, adres [ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj], a w przypadku Klientów niebędących konsumentami dodatkowo nazwa firmy oraz numer identyfikacji podatkowej [NIP]);
2. dane uzyskane w oparciu o aktywność Klienta w Internecie, w tym uzyskane za pośrednictwem Serwisu Internetowego z wykorzystaniem technologii cookies i podobnych;

2.11. Podanie Danych Osobowych jest dobrowolne, jednak może być konieczne na przykład do złożenia przez Klienta Zamówienia i jego rozliczenia (zawarcia i wykonania Umowy Sprzedaży).

Każdorazowo zakres wymaganych do zawarcia odpowiedniej umowy danych wskazany jest uprzednio w Serwisie Internetowym (oznaczamy dane, których podanie jest konieczne do zawarcia umowy/skorzystania z określonej funkcjonalności) lub w ramach innych kanałów komunikacji. Konsekwencją niepodania Danych Osobowych może być brak możliwości skutecznego dokonania powyższych czynności.

2.12. Administrator na potrzeby prezentowania ofert, czy rabatów, przeznaczonych dla wszystkich Klientów, w sposób dostosowywany do zainteresowań danego użytkownika, może zapoznawać się z jego preferencjami, np. poprzez analizę tego, jak często odwiedza on Serwis Internetowy, czy i jakie produkty kupuje po pośrednictwem Serwisu Internetowego. Pozwala to na lepsze zrozumienie oczekiwań Klienta oraz dostosowanie się do jego potrzeb, nie wpływając jednak istotnie na jego decyzje. Dzięki korzystaniu przez Administratora z zaawansowanych technologii, powyższe działania często będą wykonywane przez system w sposób zautomatyzowany, dzięki czemu wysyłane treści będą najbardziej aktualne, a Klient będzie mógł szybko się z nimi zapoznać.

3. ODBIORCY DANYCH

3.1. Każdorazowo katalog odbiorców Danych Osobowych przetwarzanych przez Administratora wynika przede wszystkim z zakresu usług, z jakich korzysta Klient .

3.2. Katalog odbiorców danych wynika również ze zgody Klienta lub z przepisów prawa oraz doprecyzowywany jest w wyniku działań podejmowanych przez niego w Serwisie Internetowym.

3.3. W przetwarzaniu Danych Osobowych w ograniczonym zakresie mogą brać udział partnerzy Smartbits, w szczególności ci, którzy technicznie pomagają sprawnie prowadzić Serwis Internetowy, np. dostawcy usług hostingu lub usług informatycznych, dostawcy usług instalatorskich lub serwisowych, przewoźnicy lub pośrednicy realizujący przesyłki Zamówień, podmioty obsługujące płatności elektroniczne lub płatności kartą płatniczą w Serwisie Internetowym, firmy, które serwisują oprogramowanie, wspierają Administratora w kampaniach marketingowych, jak również dostawcy usług prawnych i doradczych.

3.5. W ramach działalności marketingowej (reklamowej) Administrator korzysta z usług podmiotów trzecich, które stosują w Serwisie Internetowym / Aplikacji pliki cookies. Katalog tych podmiotów został szczegółowo wskazany w pkt. 7.9. niniejszej Polityki.

4. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

4.1. Każdemu Klientowi przysługuje w każdym czasie prawo do:

1. dostępu do Danych Osobowych (w tym np. otrzymania informacji, które Dane Osobowe są przetwarzane);
2. żądania sprostowania i ograniczenia przetwarzania (np. jeśli Dane Osobowe są nieprawidłowe) lub usunięcia Danych Osobowych (np. w przypadku, gdy były one przetwarzane niezgodnie z prawem).
3. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
4. przenoszenia Danych Osobowych, które dostarczył Administratorowi, a przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub na podstawie umowy np. do innego administratora;

4.2. Każdy Klient ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących go Danych Osobowych opartego na przesłance niezbędności do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, w tym w szczególności wobec przetwarzania na potrzeby marketingu, w tym profilowania (jeżeli nie ma innych ważnych prawnie uzasadnionych podstaw przetwarzania nadrzędnych wobec interesów Klienta).

4.3. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie wyrażonej przez Klienta zgody, ma on prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

5. PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO

W ramach korzystania przez Administratora z narzędzi wspierających jego bieżącą działalność udostępnianych np. przez firmę Google lub Facebook, Dane Osobowe Klienta mogą być przekazywane do państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w szczególności do Stanów Zjednoczonych Ameryki (USA) lub innego państwa, w którym podmiot z nią współpracujący utrzymuje narzędzia służące do przetwarzania Danych Osobowych przy współpracy z Administratorem.

6. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

6.1. Dane Osobowe mogą być przechowywane przez okres korzystania z Serwisu Internetowego, przy czym mogą zostać usunięte po trzech latach od ostatniej aktywności danej osoby w ramach Serwisu Internetowego, chyba że przepisy prawa (np. księgowe lub podatkowe) będą zobowiązywać Administratora do dłuższego przetwarzania Danych Osobowych.

6.2. Jeżeli przetwarzanie Danych Osobowych jest uzależnione od zgody Klienta, Dane Osobowe mogą być przetwarzane dopóki nie zostanie ona cofnięta.

6.3. Część Danych Osobowych może być przechowywana dłużej na wypadek, gdyby Klient miał wobec Administratora jakiekolwiek roszczenia, w celu dochodzenia roszczeń przez Administratora, lub w celu dochodzenia i obrony przed roszczeniami osób trzecich.

6.3. W każdym wypadku decyduje dłuższy termin przechowywania Danych Osobowych.

7. PLIKI COOKIES

7.1. Podczas wizyty Użytkownika w Serwisie Internetowym mogą być automatycznie zbierane dane dotyczące aktywności Użytkownika w Internecie. W związku z tym stosowana przez Administratora technologia plików cookies (lub o funkcjonalności zbliżonej do cookies) zbiera informacje o każdej osobie odwiedzającej Serwis. W związku z tym, że Administrator może wykorzystywać rozwiązania o funkcjonalności zbliżonej do plików cookies – poniższe zapisy Polityki prosimy odnosić odpowiednio również do tych technologii.

Poniższe postanowienia Polityki odnoszą się do wszystkich osób, które korzystają z Serwisu (dalej „Użytkownik”).

7.2. Plik cookies to niewielkie informacje tekstowe, wysyłane przez serwer i zapisywane po stronie urządzenia Użytkownika (zazwyczaj na twardym dysku komputera lub w urządzeniu mobilnym). Przechowuje się w nim informacje, których Serwis Internetowy może potrzebować, aby dostosować się do sposobów korzystania z niego przez Użytkownika i aby zbierać dane statystyczne dotyczące Serwisu Internetowego, np. na temat tego, które strony były odwiedzane, jakie elementy są pobierane, oraz dane o nazwie domeny dostawcy usług internetowych czy kraju pochodzenia Użytkownika.

7.3. Gdy Użytkownik korzysta z Serwisu Internetowego stosowane są pliki cookies umożliwiające identyfikację jego przeglądarki lub urządzenia – pliki cookies zbierają różnego rodzaju informacje, które co do zasady nie stanowią danych osobowych (nie pozwalają na identyfikację Użytkownika). Niektóre informacje, w zależności od ich zawartości i sposobu wykorzystania, mogą jednak zostać powiązane z konkretną osobą – przypisanie pewnych zachowań konkretnemu Użytkownikowi, np. poprzez powiązanie ich z danymi podanymi przy rejestracji w Serwisie Internetowym – a tam samym zostać uznane za dane osobowe.

7.4. Użytkownik może sprzeciwić się działaniom Administratora podejmowanym w celach opisanym w pkt. 7.5. powyżej, gdy ich podstawą jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora lub przez stronę trzecią.

7.5. Uzyskiwanie i przechowywanie informacji z wykorzystaniem cookies jest możliwe na podstawie wyrażenia przez Użytkownika zgody. Standardowo przeglądarki internetowe lub inne oprogramowania zainstalowane na komputerze bądź innym urządzeniu podłączonym do sieci domyślnie zezwalają na umieszczanie plików cookies na takim urządzeniu, a tym samym na zbieranie informacji o Użytkownikach. W ustawieniach przeglądarki internetowej zgoda wyrażona na korzystanie z technologii cookies może w każdym momencie zostać zmodyfikowana lub odwołana (ale niektóre części Serwisu Internetowego mogą wtedy nie działać prawidłowo).

7.6. Podstawą przetwarzania tak uzyskanych danych jest uzasadniony interes Administratora – jakim jest potrzeba zapewnienia najwyższej jakości treści prezentowanych przez Administratora poprzez ich dostosowanie do preferencji Użytkowników oraz marketing – w tym bezpośredni – produktów i usług Administratora lub jego partnerów. W zakresie w jakim również partnerzy Administratora mogą mieć bezpośredni dostęp do tych informacji – podstawą prawną takiego przetwarzania jest wyrażona przez Klienta dobrowolna zgoda.

7.7. W stosunku do informacji zbieranych przez pliki cookies, które mogą zostać powiązane z konkretną osobą, zastosowanie znajdują postanowienia Polityki odnoszące się do Danych Osobowych, w szczególności dotyczące praw osoby, której dane dotyczą.

7.8. Stosowane przez Administratora pliki cookies służą przede wszystkim optymalizacji obsługi Użytkownika podczas korzystania z Serwisu Internetowego . Administrator współpracuje jednak z innymi firmami w zakresie prowadzonej przez nie działalności marketingowej (reklamowej) – na potrzeby tej współpracy przeglądarka lub inne oprogramowania zainstalowane na komputerze bądź innym urządzeniu Użytkownika, zapisuje również pliki cookies pochodzące od podmiotów prowadzących taką działalność marketingową, które mogą stać się administratorem danych osobowych. Pliki cookies wysyłane przez te podmioty mają zapewnić efektywną realizację założenia prezentowania Użytkownikowi wyłącznie tych reklam, które odpowiadają jego indywidualnym zainteresowaniom i potrzebom – w ocenie Administratora wyświetlanie spersonalizowanej reklamy jest dla Użytkownika atrakcyjniejsze niż reklama pozostająca bez związku z jego potrzebami. Bez tych plików nie byłoby to możliwe, gdyż to firmy współpracujące z Administratorem dostarczają treści reklamowe do Użytkowników.

7.9. W ramach działalności marketingowej Administrator korzysta z usług następujących podmiotów, które stosują w Serwisie Internetowym / Aplikacji pliki cookie:

1. Google Ireland Limited
2. Facebook Ireland Ltd.

7.10. Więcej informacji na temat plików cookies wykorzystywanych przez wspomniane podmioty znajduje się w stosowanych przez nie politykach prywatności.

7.11. Użytkownik może zmienić sposób korzystania z plików cookies zarządzając wyrażonymi zgodami w ramach ustawień prywatności na naszej stronie lub przez przeglądarkę lub Aplikację, w tym zablokować lub usunąć te, które pochodzą z Serwisu Internetowego (i innych witryn internetowych). W tym celu należy zmienić ustawienia prywatności w ramach Serwisu Internetowego lub w ramach przeglądarki . Sposób usunięcia różni się w zależności od używanej przeglądarki internetowej. Informacje o sposobie usunięcia cookies powinny się znajdować w zakładce „Pomoc” wybranej przeglądarki internetowej. Usunięcie plików cookies nie jest tożsame z usunięciem Danych Osobowych przez Administratora Danych Osobowych uzyskanych za pośrednictwem plików cookies.

7.12. Przykładowo w przeglądarce Internet Explorer pliki cookies można modyfikować z poziomu: Narzędzia -> Opcje internetowe -> Prywatność; w przeglądarce Mozilla Firefox: Narzędzia -> Opcje -> Prywatność; natomiast w przeglądarce Google Chrome: Ustawienia -> Pokaż ustawienia zaawansowane -> Prywatność -> Ustawienia treści -> Pliki cookie. Ścieżki dostępu mogą różnic się w zależności od wykorzystywanej wersji przeglądarki.

7.13. Szczegółowe informacje o zarządzaniu plikami cookies na telefonie komórkowym lub innym urządzeniu mobilnym można znaleźć w podręczniku użytkownika/instrukcji obsługi danego telefonu lub urządzenia mobilnego.

7.14. Ograniczenie stosowania plików cookies w danym urządzeniu uniemożliwia bądź istotnie utrudnia prawidłowe korzystanie z Serwisu Internetowego , przykładowo wiąże się z brakiem możliwości podtrzymywania sesji logowania.

8. KONTAKT Z ADMINISTRATOREM

8.1. W każdej chwili istnieje możliwość bezpośredniego kontaktu z Administratorem poprzez przesłanie stosownej wiadomości pisemnie lub pocztą elektroniczną na adres Administratora wskazany na wstępie Polityki, bądź poprzez kontakt telefoniczny lub mailowy pod numerem telefonu lub pod adresem mailowym, wskazanym na wstępie Polityki.

8.2. Administrator przechowuje korespondencję w celach statystycznych oraz jak najlepszej i najszybszej reakcji na pojawiające się zapytania, a także w zakresie rozstrzygnięć reklamacyjnych i podejmowanych na podstawie zgłoszeń ewentualnych decyzji o interwencjach administracyjnych we wskazanym Koncie. Adresy oraz dane w ten sposób gromadzone nie będą wykorzystywane do komunikacji w celu innym niż realizacja zgłoszenia.

8.3. W przypadku kontaktu z Administratorem w celu dokonania konkretnych czynności Administrator może ponownie zwrócić się do danej osoby o przekazanie danych, w tym osobowych, np. w postaci imienia, nazwiska, adresu e-mail, etc., celem potwierdzenia jej tożsamości i umożliwienia zwrotnego kontaktu w danej sprawie oraz wykonania żądanej czynności. Podanie tych danych nie jest obowiązkowe, jednak może być niezbędne do dokonania czynności lub uzyskania informacji, które interesują daną osobę.

9. ZABEZPIECZENIA

9.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych Danych Osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

9.2. Administrator odpowiednio udostępnia następujące środki techniczne zapobiegające pozyskiwaniu i modyfikowaniu przez osoby nieuprawnione Danych Osobowych przesyłanych drogą elektroniczną:

1. Zabezpieczenie Danych Osobowych przed nieuprawnionym dostępem.
2. Certyfikat SSL na stronach Serwisu Internetowego, na których podawane są Dane Osobowe.
3. Szyfrowanie danych służących do autoryzacji osoby korzystającej z funkcjonalności Serwisu Internetowego.
4. Dostęp do Konta jedynie po podaniu indywidualnego loginu i hasła.

10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

10.1. Serwis Internetowy może zawierać odnośniki do innych stron internetowych. Administrator zachęca, by zapoznać się z regulaminami i politykami prywatności stosowanymi dla innych stron internetowych. Niniejsza Polityka dotyczy tylko wskazanych działań Administratora.

10.2. Administrator zastrzega sobie prawo zmiany w przyszłości Polityki – może to nastąpić m.in. z następujących ważnych powodów:

a) zmiany obowiązujących przepisów, w szczególności w zakresie ochrony Danych Osobowych, prawa telekomunikacyjnego, usług świadczonych drogą elektroniczną oraz regulujących prawa konsumentów, wpływające na prawa i obowiązki Administratora lub prawa i obowiązki podmiotu danych;

b) rozwój funkcjonalności lub Usług Elektronicznych podyktowany postępem technologii internetowej, w tym stosowanie/wdrożenie nowych rozwiązań technologicznych lub technicznych, mające wpływ na zakres Polityki.

10.3. Administrator każdorazowo umieści w ramach strony Serwisu Internetowego informację o zmianach w Polityce. Wraz z każdą zmianą nowa wersja Polityki będzie się pojawiać z nową datą.

10.4. W razie wątpliwości lub sprzeczności pomiędzy Polityką a udzielonymi przez daną osobę zgodami lub informacjami przekazanymi przez Administratora w klauzulach informacyjnych udostępnionych podczas zbierania Danych Osobowych (np. pod formularzem rejestracyjnym w Serwisie Internetowym), niezależnie od postanowień Polityki, zawsze podstawą do podejmowania oraz określenia przez Administratora zakresu działań są dobrowolnie udzielone zgody lub przepisy prawa, a informacją, którą podmiot danych powinien się kierować, jest przekazana mu w ramach wspominanych klauzul informacyjnych. Niniejszy dokument ma natomiast charakter generalny, wyłącznie informacyjny (nie jest umową ani regulaminem).

10.5. Niniejsza wersja Polityki obowiązuje od dnia 19 lipca 2023 r.